Emissão de Nota Fiscal Eletrônica - NF-e
26 min
Criado por Pedro Marques em 08/10/2018 16:50
Atualizado por Marcel V. F. em 24/01/2019 12:21

Nesse artigo, iremos aprender como realizar a Emissão de Nota Fiscal Eletrônica - NF-e no sistema NotaJá.

 

Para fazer emissão de uma Nota Fiscal Eletrônica – NF-e, deve-se acessar: Notas Fiscais > Lançamentos.

Normalmente o primeiro passo seria informar a numeração da nota fiscal, porém no NotaJá, essa numeração é gerada de modo automático e sequencial, então não precisa se preocupar com isso. Caso a numeração apresentada esteja errada, entre em contato com o nosso suporte que lhe auxiliaremos.

Portanto na tela de Lançamento de Notas Fiscais, a primeira informação a ser preenchida é o CFOP (Natureza de Operação) que se adequa à cada operação, ou à cada nota que deseja emitir, seja ela venda, importação, compra, exportação, operação interestadual, entre outros tipos, e isso quem determina é o CFOP.

Em seguida, em “Destinatário / Remetente”, no campo CNPJ / CPF / Código do Cliente informe o destinatário / remetente da nota.

Ao digitar um CNPJ ou CPF não cadastrados no sistema, abrirá uma mensagem em tela, informando que o Cliente / Fornecedor não está cadastrado e perguntando se deseja cadastrá-lo. Caso queria prosseguir e cadastrar um novo Cliente / Fornecedor, clique em “Sim”, caso tenha digitado incorretamente um CNPJ ou CPF, clique em “Não” para corrigir a informação.

Caso clique em "Sim", para fazer o Cadastro do Cliente/Fornecedor, pode verificar o Manual de Cadastro de Clientes e Fornecedores.

Após salvar o cadastro do Cliente/Fornecedor, o NotaJá irá retornar ao preenchimento da nota fiscal, abrindo em seguida de forma automática a tela de Adição de Itens.

O próximo passo é informar o “Cód.  Grupo” (o Grupo de Produtos, é uma “ferramenta do sistema” em que os produtos podem ficar separados em grupos, a criação dos grupos e separação dos produtos neles, é da forma que desejar).

Caso não possua o Grupo cadastrado no sistema, aparecerá em tela uma mensagem informando que o Grupo de Produto não está cadastrado e perguntando se deseja cadastrar. Caso queira prosseguir e cadastrar um novo Grupo de Produto, clique em “Sim”, caso tenha digitado incorretamente o Código do Grupo, clique em “Não” para corrigir a informação.

O Notajá, irá abrir a tela de Cadastro de Grupo de Produtos e preencherá o campo “Código” automaticamente conforme o que digitou no campo “Cód. Grupo” anteriormente, pode verificar como fazer o Cadastro do Grupo de Produtos, pode verificar o Manual de Cadastro de Grupo de Produtos.

Após salvar o cadastro do Grupo do Produto, o NotaJá irá retornar ao preenchimento da nota fiscal, abrindo em seguida de forma automática a tela de Adição de Itens.

O próximo passo é informar o produto que deseja informar na nota, que esteja neste Grupo de Produtos informado anteriormente, para isso no campo “Código,  Identificação / Seu Código, Código de Barras (EAN) ou Descrição do Produto”  deve-se informar o produto.

Caso não possua o Produto cadastrado no sistema, aparecerá em tela uma mensagem informando que o Produto não está cadastrado e perguntando se deseja cadastrar. Caso queira prosseguir e cadastrar um novo Produto, clique em “Sim”, caso tenha digitado incorretamente o Código, Identificação / Seu Código, Código de Barras (EAN) ou Descrição do Produto, clique em “Não” para corrigir a informação.

Pode verificar como fazer o Cadastro do Produto, verificando o Manual de Cadastro de Produtos.

Após informar o grupo de produto e o produto, o NotaJá irá retornar ao preenchimento da nota fiscal, caso seja necessário, pode alterar a descrição do produto nesse instante, clicando em “Alterar Descrição”.

Depois de informar a nova descrição, basta clicar em “Confirmar”, e uma mensagem perguntando se deseja alterar a descrição original do cadastro aparecerá, caso deseje alterar a descrição do cadastro também, clique em “Sim”, mas caso deseje alterar a descrição apenas para esta nota clique em “Não”.

Em seguida deve ser informado a quantidade desse produto que irá aparecer na nota e o valor unitário também.

No campo “Tipo de Imposto”, o usuário deverá informar um código de “CVF” para que os valores dos tributos, respectivos àquele “CVF”, sejam calculados automaticamente, ou informar o código Tipo de Imposto “1000” para informar manualmente os valores dos tributos.

Caso queira, é possível pesquisar os códigos de “Tipo de Imposto”, clicando no ícone da “Lupa” ao lado do campo.

Para selecionar o código que deseja, basta um duplo clique em cima do que desejar.

Caso deseje, é possível dar um desconto no valor total do item, para isso basta escolher a opção que deseja, “Desc. Valor” (para dar desconto em valor), ou então “Desc. %” (para dar desconto em percentual), após selecionado a opção desejada, basta informar o desconto no campo correspondente.

O campo “Estoque Atual” é um campo apenas informativo, para quem utiliza Controle de Estoque no NotaJá. Esse valor nada mais é do que a quantidade desse produto informado que possui em estoque. Caso não utilize Controle de Estoque, pode desconsiderar esta informação, é apenas informativa.

Caso o usuário queira usar mais de um tipo de Natureza de Operação basta mudar no campo “CFOP” para a Natureza de Operação que deseja, lembrando que para utilizar mais de um CFOP na nota, a mesma precisa ter mais de um item.

Depois dessas informações, vêm o preenchimento das informações referentes aos impostos de seu produto. O preenchimento desses campos deve estar de acordo com as recomendações da sua contabilidade.

Em “Dados Sobre o ICMS” deverá ser inserido o “CST ICMS” ou o “CSOSN SIMPLES”, dependendo qual o regime tributário da empresa (um dos dois campos ficará liberado para edição), estes campos estão ligados ao código informado no campo “Tipo de Imposto”, conforme o “CST ICMS” ou o “CSOSN SIMPLES” informado, o código informado no campo “Tipo de Imposto” varia. Após informado o “CST ICMS” ou o “CSOSN SIMPLES”, deve-se informar os cálculos de ICMS caso tenha, de acordo com o campo “Tipo de Imposto”, o sistema faz o cálculo padrão referente ao “CST ICMS” ou o “CSOSN SIMPLES”, mas confirme com sua contabilidade se está correto, e qualquer dúvida nos valores desses campos, deve ser verificado com a sua contabilidade.

Em “Dados Sobre o PIS”, deverá ser inserido no campo “PIS” o seu CST de PIS, após isso deve-se informar os cálculos de PIS caso tenha, e qualquer dúvida nos valores desses campos, deve ser verificado com a sua contabilidade.

Em “Dados Sobre o COFINS”, deverá ser inserido no campo “COFINS” o seu CST de COFINS, após isso deve-se informar os cálculos de COFINS caso tenha, e qualquer dúvida nos valores desses campos, deve ser verificado com a sua contabilidade.

Em “Dados Sobre o IPI”, deverá ser inserido o “CST IPI” e também o “Enquadramento Legal do IPI”, após isso deve-se informar os cálculos de IPI caso tenha, e qualquer dúvida nos valores desses campos, deve ser verificado com a sua contabilidade.

Em “Dados Sobre o Imposto de Importação” deve ser preenchido quando a nota for destinada a importação, caso seja o caso, deve-se informar os cálculos de importação caso tenha, e qualquer dúvida nos valores desses campos, deve ser verificado com a sua contabilidade.

Em “Outros Dados Referentes ao Item” é possível preencher outros valores que as notas podem conter, como o “Valor Frete”, “Valor Seguro”, “Valor Outras Desp.” e “Número de Controle da FCI”, caso precise informar algum desses campos, basta digitar no campo correspondente.

Em “Dados Sobre o FCP (Fundo de Combate à Pobreza)” o preenchimento ou não varia dependendo do estado em que se encontra, do NCM utilizado, entre outros fatores. Para verificar se deve ou não informar as informações de FCP, consulte sua contabilidade.

Em “Valor Aproximado dos Tributos” temos as informações relativas a Lei da Transparência (12.741/12), o sistema já faz o cálculo automático de acordo com a tabela do IBPT.

Caso os valores do Item não componham os valores totais da nota, deixe a opção “Valores do item NÂO compõe valores totais da nota?” marcada.

Podemos também encontrar algumas abas habilitadas dependendo do tipo da nota e do produto. Na aba “Informações Adicionais/DIFAL” que está sempre habilitada é possível colocar Informações Adicionais ao Produto, além de informar o Número do Pedido de Venda, do Orçamento ou do Pedido de Compra.

Para operações Interestaduais, na aba “Informações Adicionais/DIFAL” os dados relativos a este tipo de venda estarão disponíveis. Confirme com seu contador e com a SEFAZ de destino a necessidade de realizar esses cálculos. O sistema já automaticamente nota a necessidade ou não do cálculo e já faz tudo de forma automática, tendo a necessidade, basta marcar a opção “Calcular DIFAL”, e o sistema fará os cálculos automaticamente.

Para operações de Importação, o sistema habilita a aba “Importação”, nela ficam os dados específicos sobre esse tipo de operação. Preencha os campos de acordo com as orientações de sua contabilidade e despachante. Lembrando que o preenchimento de um campo obriga o preenchimento dos demais campos para que a nota seja autorizada.

Após informar os dados da Declaração de Importação (DI), clique em “Editar Adições” e abaixo, no campo “Adições Referentes a Declaração de Importação Selecionada” preencha as informações e após isso clique no botão “Gerar Adições”.

Para produtos específicos como Combustíveis ou Lubrificantes, o sistema habilita a aba “Combustível”, nela ficam os dados específicos sobre esse tipo de produto, então confira o código do produto junto a Agência Nacional de Petróleo, o estado onde esse produto será consumido, que o sistema automaticamente preenche o mesmo de seu cliente, mas podendo ser alterado.

Continue com o preenchimento dos demais campos, o cálculo das Contribuições de Intervenção no Domínio Econômico, a CIDE, pode ser feito de forma automática se desejar, bastando verificar qual o cálculo e entrar em contato com o nosso suporte para fazermos dessa forma.

Atente-se que se o seu produto for classificado como um GLP, existem campos específicos que devem ser preenchidos em “Dados Sobre o GLP”, lembrando que são exclusivos para ANP = 210203001. Opcionalmente informe os campos de “Dados Sobre o Grupo de ‘Encerrante’”, de acordo com a legislação vigente. Lembre-se: consulte seu contador.

Para produtos específicos como Papel Imune, o sistema irá exibir uma nova aba “Papel Imune”, nela fica uma informação específica desse tipo de produto. No caso, deve-se informar apenas o “Número do RECOPI”, que no caso é o Registro e Controle das Operações com o Papel Imune. O sistema traz automaticamente o número de acordo com o cadastro do produto, podendo o mesmo ser alterado.

Para produtos específicos como Medicamentos, o sistema irá habilitar uma nova aba “Medicamento”, nela ficam os dados específicos desses tipos de produtos. No caso, deve-se informar apenas o “Número do Lote”, que já foi cadastrado no cadastro desse produto, podendo realizar a consulta de todos os lotes desse produto clicando no ícone da “Lupa” ao lado do campo. Após informar o lote, as demais informações serão automaticamente preenchidas. Caso não tenha o lote desejado ou alguma informação esteja incorreta, é necessário que realize a alteração no cadastro do produto em Arquivos > Cadastros > Grupo de Produtos e Produtos e depois de alterado ou criado, remova e adicione o item novamente na nota.

Para operações de Exportação, o sistema habilitará a aba “Exportação”, nela ficam os dados específicos sobre esse tipo de operação, em “Detalhes Sobre a Exportação do Produto”, nessa parte deve ser informado o “Número do Drawback”, “Número do Registro de Exportação (RE)”, a “Chave de acesso da NF-e recebida para exportação” e a “Quantidade do item efetivamente exportado”. Lembre-se de clicar em “Adicionar Exportação”, e com isso os dados serão levados a parte de baixo “Dados Adicionados Sobre a Exportação do Item” ao terminar de informar os dados. Caso deseje, editar, excluir ou criar um novo Detalhe Sobre a Exportação do Produto, basta clicar no botão respectivo ao que desejar. Valide essas informações junto ao seu despachante ou contador.

No caso de produtos específicos como Veículos Novos, o sistema irá exibir uma nova aba “Veículo Novo”, nela ficam os dados específicos sobre esse produto, preencha todos os campos de acordo com seu veículo. Caso seja necessário consulte seu fornecedor ou contador.

Caso queira incluir outro produto, clique em ”Salvar e Adicionar um novo Item” (em verde), caso queira finalizar a adição de itens, clique em “Salvar e Fechar a adição de itens” (em azul), ou caso queira cancelar a adição do item, clique em “Cancelar e Fechar a Adição de itens” (em vermelho).

Para alterar algum dado no produto, dê um clique duplo no produto e a tela para alteração será aberta.

Para excluir o produto da nota, clique na caixa de seleção ao lado do nome do produto e em seguida, clique no sinal de ( - ) em vermelho do lado esquerdo da tela.

Pode também adicionar um novo item utilizando o sinal de (+) em verde do lado esquerdo da tela.

Os cálculos de impostos são atualizados automaticamente na tela da nota de acordo com as informações preenchidas na adição de itens.

Os valores que aparecerão aqui serão os totais de todos os itens. Lembrando que para alguns Tipos de Imposto, ou melhor, alguns tipos de tributação, os totais referentes aos itens não aparecem nesse campo, para consultar os Tipos de Imposto, ou tributações que aparecem ou não, consulte sua contabilidade.

No campo “Condições de Pagamento” deve ser informado uma condição de pagamento conforme deseje, para informar uma condição de pagamento temos algumas opções, como por exemplo clicando no botão “Informar Vctos. Manualmente”, ou então, digitando o código “000”.

Com isso abrirá uma janela para inclusão do vencimento que desejar, basta informar a “Data de Vencimento” e o “Valor” desejado e ir clicando “Enter” em seu teclado para pular os campos, caso tenha mais de uma parcela após digitar a data e o valor, se não totalizar o total da nota, habilitará mais um campo para informar mais uma “Data de Vencimento” e o “Valor”, bastando clicar em “Salvar” para prosseguir.

É possível também deixar com a opção sem vencimentos, para isso basta clicar no botão “Sem Vctos.”

Também pode ser usado uma condição de pagamento já cadastrada, para isso basta digitar o código dela, ou clique no ícone da “Lupa” para escolher a condição de pagamento já cadastrada, para selecionar a que desejar basta dar um duplo clique sobre ela.

A “Condição de Pagamento” já pode vir automaticamente com o Cliente/Fornecedor, basta vincular a condição de pagamento, neste cliente/fornecedor no cadastro do Cliente/Fornecedor que desejar. Se quiser saber como, pode verificar o Manual de Cadastro de Clientes e Fornecedores.

Podemos também criar uma nova condição de pagamento, clicando no botão “Nova Condição”.

Com isso a tela de “Cadastro de Condição de Pagamento” será aberta e para verificar como cadastrar uma Nova Condição de Pagamento, pode verificar o Manual de Cadastro de Condições de Pagamento.

Após informar a condição de pagamento, o NotaJá irá retornar ao preenchimento da nota fiscal, em seguida pode ser informado a transportadora.  Não é obrigatório informar a Transportadora, mas caso o usuário deseje, basta informar o CNPJ ou CPF da Transportadora.

Caso não possua a Transportadora cadastrada no sistema, aparecerá em tela uma mensagem informando que a Transportadora não está cadastrada e perguntando se deseja cadastrar. Caso queira prosseguir e cadastrar uma nova Transportadora, clique em “Sim”, caso tenha digitado incorretamente o CNPJ ou CPF da Transportadora, clique em “Não” para corrigir a informação.

Para verificar como cadastrar uma Nova Transportadora, pode verificar o Manual de Cadastro de Transportadora.

No campo de “Dados Adicionais / Informações Complementares” o usuário pode digitar uma observação para a nota.

É possível também clicar no ícone representado pela “Lupa” e selecionar uma Observação cadastrada anteriormente. A observação também pode ser preenchida automaticamente para o Cliente/Fornecedor, bastando deixar a observação cadastrada no cadastro de Clientes/Fornecedores. Se quiser saber como, pode verificar o Manual de Cadastro de Clientes e Fornecedores.

Caso queira cadastrar uma observação (mensagem automática nos Dados Adicionais das emissões),pode verificar o Manual de Cadastro de Observações.

Após o preenchimento da NF-e, o usuário poderá salvar e enviar a nota, para isso basta clicar no botão “Salvar/Enviar Nota ” na cor verde.

Uma mensagem questionando se o usuário deseja assinar e enviar a nota para a Receita Federal aparecerá. Clique no botão “Sim” para prosseguir, ou, clique no botão “Não” para voltar a editar a nota.

Após clicar em “Sim” para enviar para a Receita Federal será solicitado o Certificado Digital. Selecione-o e clique no botão “Prosseguir” do lado direito.

Validando a nota, irá aparecer uma mensagem dizendo que a nota foi enviada com sucesso para a Receita Federal e que será realizada uma consulta junto a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) para ver se a nota está de acordo com as normas e obrigações, basta que clique em “OK”.

Caso esteja tudo de acordo, sem nenhuma irregularidade na nota, a SEFAZ irá autorizar a nota.

Após a autorização da nota pela SEFAZ, será possível realizar a impressão da DANF-e. Uma mensagem questionando se o usuário deseja imprimir a nota aparecerá. Clique em “Sim” para fazer a impressão, com isso uma tela de visualização da nota será aberta, podendo selecionar a impressora desejada.

Após a impressão, o status da nota será alterado para “Impresso”. Após fechar a Visualização de Impressão, irá aparecer, uma mensagem perguntando se deseja enviar o XML por e-mail, ao clicar em “Sim”,  abrirá uma tela onde o usuário poderá informar o(s) e-mail(s) para quem deseja enviar o XML.

O e-mail sugerido pelo sistema para o envio do XML é o mesmo no cadastro do Cliente/Fornecedor. Caso queira informar outro e-mail, basta colocar (“;” ponto e vírgula) e digitá-lo.  No e-mail serão enviados XML e PDF da DANF-e. Em seguida, basta clicar em “Enviar e-mail”.

Uma mensagem confirmando o envio do arquivo XML aparecerá. Para prosseguir, clique em “Ok”.

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